Aktsomhetsvurderinger

Redegjørelse for aktsomhetsvurderinger 2023

Organisering

Vår virksomhet er organisert som et aksjeselskap med forretningsadresse på Skjetten og med avdelinger i Bergen og Trondheim.

Vår virksomhet er del av det organiserte arbeidslivet og vi er tilsluttet Næringslivets Hovedorganisasjon (NHO), Byggenæringens Landsforening (BNL) via VKE (Ventilasjon, Kulde, Energi) tilknyttet BNL.

Driftsområde

Vårt nedslagsfelt som leverandør til norsk bygg bransje, er norske ventilasjonsentreprenører med ventilasjonstekniske produkter som vifter, ventilasjonsaggregater og automatikk, til bolig- og næringsbygg i Norge.

Driften omfatter salg av norskproduserte enheter, men også egenimport av produkter fra fabrikker i samme konsern/gruppering, primært fra Danmark og fra vår eier, Exhausto A/S i Langeskov.

Rutiner/ retningslinjer

Arbeidet med åpenhetsloven er koordinert på lokalt selskapsnivå og vi bruker tilpassede felles maler og løsninger i vårt arbeid. Se BNLs hjemmeside om åpenhetsloven.

Våre rutiner og retningslinjene er forankret hos daglig leder. 

Rutinen omfatter fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver i vår virksomhet, kartlegging og vurdering av negativ påvirkning/skade ut fra egen virksomhet, leverandørkjeder og forretningsforbindelser, samarbeid om gjenoppretting og erstatning der det er nødvendig, stansing/forebygging av negativ påvirkning/skade, overvåkning av gjennomføring og resultater, samt kommunisering av hvordan påvirkningen er håndtert og behandling av informasjonskrav.

I våre innkjøpsbetingelser inkl. vedlegg, stilles det krav som sammenfaller med krav i Åpenhetsloven. I vårt arbeid søker vi tilgang til våre underleverandørers aktsomhetsvurderinger der de er omfattet av samme lov, og informasjon om underleverandørers varekjøp og leverandørkjeder der de ikke er omfattet av loven. I våre kontraktsbetingelser med vedlegg, inkluderes også krav til lønns- og arbeidsvilkår, internkontroll, sikkerhet, helse og arbeidsmiljø for arbeid som skjer i produserende land.

Åpenhetsloven § 5b: Opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger 

Beskrivelse:
Arbeidsmøter for kartlegging av leverandørkjeder og aktsomhetsvurderinger er igangsatt i rapporteringsperioden. Vi har prioritert kartlegging av verdikjeder knyttet til vår kjernevirksomhet. Foreløpig er ev kartleggingsarbeider igjennom bransjeforeningen, VKE, ikke tatt inn i arbeidet. Når et ev kartleggingsarbeid på bransjenivå foreligger, vil dette tas inn. Vi vil naturlig ta kartleggingsarbeider utført på bransjenivå inn som prioriterte områder for å ev å avdekke risiko for negative konsekvenser.

I oppstarten av dette arbeidet, var det naturlig for Exhausto AS å gå over alle underleverandører for å sikre kontrakter med våre Code of Conducts, CoC, som er utarbeidet på konsernnivå., følge dets innhold opp via møter og kontroller.

Det er utarbeidet et eget arbeidsdokument for våre vurderinger. Dette oppdateres løpende.

EXHAUSTO har i perioden fokusert materialer som utgjør en vesentlig del av de produkter vi leverer. Fokus har ligget på underleverandører av stål, aluminium og elektronikk. Arbeidet er rettet mot innholdet i vår egen CoC samt speiling av disse mot det underleverandører benytter nedover i verdikjeden. Ved fabrikkbesøk/forhandlinger er viktige punkter fokusert. (se ALDES/EXHAUSTO CoC). Basert på tilbakemeldinger, vurderer arbeidsgruppen dette i verdikjeden.
Det er så langt i arbeidet ikke avslørt vesentlige avvik som ev kan medføre konsekvenser/handling mot våre underleverandører.

Åpenhetsloven § 5c: Opplysninger om eventuelle tiltak virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene

Beskrivelse:
Vi gjennomfører egne undersøkelser av leverandører i forbindelse med egenimport med tilhørende risikovurdering.
Fra våre fabrikker, i eget konsern, er det – som forventet – ikke avslørt avvik på anstendige arbeidsforhold og menneskerettigheter. 

Vi jobber videre med våre underleverandører etter dagens modell som fokuserer:

• Nye leverandører til våre fabrikker 
• Eksisterende leverandører vurderes og følges opp på vår CoC. Under revisjon og besøk følges disse opp på punkter i avtaleverket, samt at avvik vi måtte avdekke i f.eks. en fabrikkinspeksjon, påtales og følges opp

Vår arbeidsgruppe beslutter i hvert møte nye underleverandører inn.

Organisering - arbeidsgruppe

Adm. direktør står ansvarlig for håndhevelse av at Åpenhetsloven praktiseres i selskapet.

Arbeidsgruppen er sammensatt av innkjøpere i produksjonsenhetene, strategisk innkjøper på konsernnivå og adm. direktør i Exhausto AS. Gruppen har i første omgang to møter per år (juni og desember) der vi gjennomfører aktsomhetsvurderinger i egen aktivitet og i verdikjeden.

Alle innkjøp til våre fabrikker sikres ved at underleverandører signerer våre føringer i vårt ¨Code of Conduct¨- dokument, CoC. Dokumentet informerer og pålegger underleverandører å følge våre føringer og verdier som dekker kravene i Åpenhetsloven med søkelys på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Strategiske innkjøpere skal sikre håndhevelse av disse i sitt arbeid med kontraktsinngåelser og tidsavtalte revisjoner/inspeksjoner.

Skjetten, 20.06.2023

Lars R. Reinemo
Adm. direktør

Download Redegjørelse som pdf